Spezifisch
Die Risikoanalyse muss spezifisch sein. Was wollen wir mit der Analyse erreichen? Auf welche
(Bau-)Phase oder auf welchen Teil des Managementprozesses bezieht sich die Analyse? Aus welchen Blickwinkeln werden die Risiken inventarisiert? Eine gute Abgrenzung des Umfangs der Analyse macht deutlich, was in die Analyse einbezogen wird und was nicht. Nach Abschluss muss geprüft werden, ob die Analyse vollständig ist und ob alle Perspektiven berücksichtigt wurden.
Messbar
Nachdem die Risiken und Ursachen definiert wurden, müssen die Folgen zusammen mit den Kontrollmaßnahmen messbar erfasst werden. Aussagen wie die folgenden sind dabei unzureichend:
“Bauverzögerung”
“höhere Kosten”
“keine Genehmigung”
“Schließung”
Solche Aussagen sind nicht messbar, daher ist es schwierig, sie rational zu bewerten. Besser ist es zu sagen: “Bauverzögerung von mindestens zwei Wochen aufgrund von (…)”, oder “zwei zusätzliche Tage für den Einsatz der Ausrüstung aufgrund von (…)”. Durch die Quantifizierung der in der Risikoanalyse genannten Informationen ist es einfacher, die Risiken abzuschätzen und zu bewerten.
In der Anfangsphase des (Bau-)Projekts oder der Betriebsphase ist es schwierig, Informationen messbar zu erfassen. Man muss dann versuchen, die Informationen so messbar wie möglich zu machen. Eine Aussage wie: „unterirdische Hindernisse“ sollte dann als „mögliches Vorhandensein alter Holzfundamentpfähle“ festgelegt werden. Die Beschreibung des Risikos ist dann noch recht allgemein gehalten, es ist jedoch klar, um welche Hindernisse es sich handelt.
Akzeptabel
Kontrollmaßnahmen müssen den Parteien in akzeptabler Weise zugewiesen werden. Dies bedeutet, dass die Partei, der das Risiko und die entsprechende Kontrollmaßnahme zugewiesen ist, in der Lage sein muss, das Risiko zu tragen und diese Maßnahme umzusetzen. Beispielsweise ist es nicht akzeptabel, dass ein Gebäudemanager für Risiken in Zusammenhang mit Mieterwechseln verantwortlich ist oder dass ein Bauunternehmer für Planungsfehler eines Architekten verantwortlich ist.
Realistisch
Die in der Risikoanalyse festgelegten Kontrollmaßnahmen müssen realistisch sein. Dies bedeutet, dass die formulierten Maßnahmen erreichbar und umsetzbar sein müssen. Ein Risiko ist beispielsweise: “lokal unzureichende Tragfähigkeit des Bodens”. Eine mögliche Ursache könnte sein: “der Konstrukteur hat zu wenig Sondierungen gemacht”. Eine Kontrollmaßnahme könnte die Sondierung jedes Quadratmeters sein. Allerdings ist es nicht realistisch, weder in finanziellen noch praktischen Sinn eine solche Maßnahme zu implementieren. Es ist unwahrscheinlich, dass die Kosten der Kontrollmaßnahme das Risiko überwiegen.
Zeitgebunden
Da die Erstellung einer Risikoanalyse ein fortlaufender Prozess ist, ist es ratsam, bei der Vorbereitung der Analyse Zwischenbewertungsgespräche zu planen. Während dieser Besprechungen werden die Auswirkungen der ergriffenen Kontrollmaßnahmen überprüft und in der Zwischenzeit Anpassungen vorgenommen. Dann wird die Risikoanalyse aktualisiert und der Zyklus beginnt erneut.