Specifiek
De risicoanalyse moet specifiek zijn. Wat willen we bereiken met de analyse? Op welke (bouw)fase of op welk deel van het beheerproces heeft de analyse betrekking? Vanuit welke invalshoeken worden de risico’s geïnventariseerd? Met een goede afbakening van de scope van de analyse wordt duidelijk wat wel en wat niet in de analyse wordt meegenomen. Bij afronding moet nagegaan worden of de analyse compleet is en of alle invalshoeken zijn beschouwd.
Meetbaar
Wanneer de risico’s en oorzaken gedefinieerd zijn, moeten de gevolgen tezamen met de beheersmaatregelen meetbaar worden vastgelegd. Er kan niet worden volstaan met definities als:
“bouwvertraging”
“hogere kosten”
“geen vergunning”
“sluiting”
Dergelijke omschrijvingen zijn niet meetbaar: het toevoegen van een redelijke waarde aan de omschrijving wordt hierdoor een moeilijke opgave. Een betere definitie is: “bouwvertraging van ten minste twee weken ten gevolge van (…)”, of “twee extra dagen inzet van materieel ten gevolge van (…)”. Door het meetbaar vastleggen van de informatie genoemd in de risicoanalyse is het eenvoudiger om de risico’s op waarde te schatten en te beoordelen.
In de beginfase van het (bouw)project of de exploitatiefase is het moeilijk om informatie meetbaar vast te leggen. Getracht moet worden om de informatie dan zo veel als mogelijk meetbaar te maken. Een definitie als: “ondergrondse obstakels” zou dan bijvoorbeeld als “mogelijke aanwezigheid oude houten funderingspalen” gedefinieerd moeten worden. De omschrijving van het risico is dan nog steeds vrij algemeen, maar het is wel duidelijk om wat voor obstakels het gaat.
Acceptabel
Beheersmaatregelen moeten op een acceptabele manier aan partijen worden toegewezen. Dit betekent dat de partij die het risico en de bijbehorende beheersmaatregel toebedeeld krijgt in staat moet zijn om het risico te dragen en de beheersmaatregel uit te voeren. Het is bijvoorbeeld niet acceptabel dat een gebouwbeheerder verantwoordelijk is voor risico’s ten aanzien van huurderswisselingen, of dat een aannemer verantwoordelijk is voor de ontwerpfouten van een architect.
Realistisch
De beheersmaatregelen gedefinieerd in de risicoanalyse moeten realistisch zijn. Dit betekent dat de geformuleerde maatregelen haalbaar en uitvoerbaar moeten zijn. Een risico is bijvoorbeeld: “plaatselijk onvoldoende draagkracht van grond”. Een mogelijke oorzaak zou kunnen zijn: “onvoldoende sonderingen gemaakt door constructeur”. Een beheersmaatregel zou kunnen zijn om van elke vierkante meter een sondering te maken. Het is echter in financiële en praktische zin niet reëel om een dergelijke beheersmaatregel uit te voeren omdat de kosten ervan waarschijnlijk niet opwegen tegen het risico.
Tijdsgebonden
Omdat het maken van een risicoanalyse een continu proces is, is het verstandig om tijdens het opstellen van de analyse tussentijdse evaluatiebesprekingen vast te leggen. Tijdens deze besprekingen wordt het effect van de genomen beheersmaatregelen besproken en wordt er tussentijds bijgestuurd. Vervolgens wordt de risicoanalyse bijgewerkt en begint de cyclus opnieuw.